On parle beaucoup en ce moment de salons comme Equip'hôtel ou la Foire de Paris, mais il existe également dans les différentes régions de France des salons ou des foires qui accueillent les acteurs du milieu du CHR.
Pour qu'un stand donne envie de s'y arrêter, il faut non seulement qu'il soit beau mais en plus qu'il soit vivant.
Un salon ou une foire est un événement très important en terme de communication et qui se prépare. Pour pouvoir en tirer tous les bénéfices escomptés, il faut donc y réfléchir et anticiper.
La grande force des salons réside dans le fait que les “prospects” sont dans une démarche qui les amène vers le “vendeur” et non le contraire, ce qui donne à ce dernier un poids bien plus conséquent que lors de démarches commerciales classiques comme un mailing.
De plus, la concentration des personnes rencontrées permet d'espérer des retours bien plus grands.
Cependant, il s'agit d'un investissement, c'est pourquoi, si l'on veut qu'il soit rentable, il faut qu'il soit organisé dans les moindres détails.
La première étape est de déterminer pourquoi on a décidé de participer à tel salon ou à telle foire. Est-ce pour se positionner sur un nouveau créneau, prendre contact avec de nouveaux clients ou fournisseurs, reprendre contact avec d'anciens clients, se tenir informé des nouvelles tendances mises en avant par les collègues ?
Ensuite, il va falloir choisir à quel salon ou quelle foire on souhaite participer. Pour cela, il faut bien se renseigner sur le public qui y participe, les visiteurs (qui et combien sont-ils ?), la communication qui sera faite autour de l'événement… C'est pourquoi il est impossible d'improviser. Le mieux est encore de se rendre soi-même à l'édition précédente du salon afin de se faire une idée précise de l'ambiance qui y règne. La personne qui effectuera cette visite doit être celle en charge du projet.
Une phase à ne pas négliger est celle du choix de l'emplacement du stand. En effet, il existe des emplacements stratégiques : allées principales, à proximité des accès aux autres étages, sur la route des lieux de consommations. La place à l'entrée n'est pas forcément idéale car elle risque vite de se transformer en simple lieu de passage. C'est pourquoi, une fois encore, l'anticipation est de mise, car les meilleures places partent bien entendu les premières.
Pour ce qui est de l'aménagement du stand lui-même, sachez qu'un espace privilégiant la station debout favorise l'augmentation du flux de personnes visitant votre stand, quant à la station assise, elle met en avant les aspects conviviaux et intimistes (traduisant parfaitement l'image de certains établissements).
Pour la réalisation d'un stand, vous pouvez faire appel à une agence de communication ou à des entreprises spécialisées qui vous réaliseront des modules réutilisables.
Un salon ou une foire est un événement très important
en terme de communication et qui se prépare.
Mais pour qu'un stand donne aux gens l'envie de s'y arrêter, il faut d'assurer un accueil continu sur le stand et pouvoir répondre à toutes les demandes.non seulement qu'il soit beau mais en plus qu'il soit vivant. Pour cela, il doit être le reflet de votre établissement, donner une idée précise de ce que vous faites. Il est donc nécessaire de bien choisir les photos qui orneront cet endroit et qui le mettront en valeur. Pourquoi ne pas prendre vos serveurs en tenue ou encore la réception de votre hôtel ?
Une fois le stand en place et l'organisation opérationnelle, il faut penser à amener diverses petites choses que les clients potentiels pourront emporter et qui leur rappellera le passage sur votre stand. Ce peut être une brochure, une plaquette, une simple carte de visite ou un stylo siglé. Pour les salons de portée internationale, pensez aux traductions en anglais, c'est le minimum.
Assurer un accueil continu sur le stand et pouvoir répondre à toutes les demandes.
Il est indispensable d'autre part de budgétiser tous les frais annexes à la tenue du stand lui-même. Il y a, entre autres, les trajets jusqu'au salon, l'hébergement sur place… En résumé, les frais à prendre en compte sont les suivants : frais d'exposition (location du stand et frais d'inscription), les frais d'aménagement (le stand et son installation), les frais de communication (brochures…), les frais de personnel (transport, hébergement) et autre assurance.
Notez en outre, qu'il convient d'avoir avec soi une équipe suffisante afin On considère d'ordinaire qu'il faut environ une personne pour 4 à 5 m2.
Pour les contacts importants (entreprises organisant régulièrement des séminaires, tour-opérateurs...), la préparation d'une fiche de suivi est utile. Elle permettra de n'oublier aucun élément concernant ce prospect. De plus, ne le laissez pas partir avant qu'il vous ait donné une carte de visite. Elle vous permettra de lui envoyer une lettre de remerciement et de l'inscrire dans votre de base de données pour de futur mailing.
N'oubliez pas non plus les règles d'or dans la bonne gestion d'un stand qui sont diplomatie, patience et sourire. Comment s'assurer que la participation à un salon ou une foire a été efficace ? Il faut savoir que les retombées principales ne se font que 6 à 10 mois après sa réalisation. Avant, les effets ne sont que peu palpables.
Une idée, pour conclure, afin de réduire les coûts : s'associer avec quelques confrères ayant des activités comparables (sans être des concurrents bien entendu) ou complémentaires. Ceci peut en outre créer une synergie.
